KSeF i obowiązkowa e-faktura w Polsce

Krajowy System e-Faktur (KSeF) — etapy wdrożenia

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Wszystkie faktury obowiązkowe muszą przejść przez KSeF i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID) przed dostarczeniem do odbiorcy.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany etapowo:

• 1 lutego 2026: dla dużych podatników o obrotach przekraczających 200 milionów PLN w 2024 r.
• 1 kwietnia 2026: dla wszystkich pozostałych podatników VAT, niezależnie od wielkości.
• Sankcje karne za niewystawianie faktur w KSeF zostały zawieszone do końca 2026 r., co stanowi okres przejściowy umożliwiający dostosowanie systemów księgowych.

Format faktury ustrukturyzowanej (FA(2))

KSeF wymaga schematu FA(2) opracowanego przez Ministerstwo Finansów. Faktura jest przekazywana w formacie XML zgodnym z tym schematem. PDF nie jest akceptowanym formatem w KSeF — załącznik PDF można jedynie dołączać jako dodatkową informację do faktury XML.

Wyłączenia i sytuacje szczególne

Niektóre transakcje są wyłączone z obowiązku KSeF, w tym sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C), faktury wystawiane przez podatników nie posiadających siedziby w Polsce oraz transakcje, w przypadku których KSeF jest niedostępny (tryb awaryjny). W sytuacjach awaryjnych podatnik ma obowiązek przekazać fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Polska i kraje sąsiednie

e-Invoice.app śledzi obowiązki e-fakturowania w Polsce i krajach sąsiednich. Kliknij kraj poniżej, aby zobaczyć szczegóły obowiązków, terminów technicznych i sankcji.

O e-Invoice.app

e-Invoice.app to niezależna platforma śledząca obowiązki e-fakturowania w ponad 90 krajach. Platforma obejmuje statusy B2B, B2G i B2C, standardy techniczne (PEPPOL, UBL, Factur-X, XRechnung, ZUGFeRD, KSeF, FatturaPA), terminy wdrożenia, sankcje i wyłączenia. Dane są aktualizowane regularnie przez specjalistów ds. zgodności podatkowej.